INFORMAATIOTA TIETOSUOJASTA JA TIETOJEN KÄSITTELYSTÄ
Tässä dokumentissa kerrotaan perusteet Oikum Oy:n asiakkaista kerättyjen tietojen käsittelystä EU:n tietosuoja-asetukseen (2016/679) ja Suomen lainsäädännön mukaisesti.
Rekisterinpitäjä, ja yhteyshenkilö
Rekisterinpitäjä:
Nimi: Lakiasiaintoimisto Oikum Oy Y-tunnus: 2423968-1
Osoite: Vanha Paraistentie 9, 21620 Kuusisto
Yhteyshenkilö: Varatuomari Antti Lehmusjärvi
Sähköposti: antti.lehmusjarvi@oikum.fi
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ovat:
Asiakkaan nimi
Asiakkaan sähköpostiosoite
Asiakkaan puhelinnumero
Ne oikeudellisesti relevantit tiedot, joita toimeksiannon hoitaminen edellyttää.
Huom! Muista kuin asiakkaista ei systemaattisesti kerätä tietoja. Siltä osin kuin kyse on esim. asiakkaiden vastapuolista oikeudenkäynneissä tai sopimuksissa, näitä tietoja saattaa sisältyä aineistoon.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelytarkoituksena on varmistaa oikeudellisen palvelun tarjoaminen asianmukaisesti ja mahdollisten reklamaatioiden selvittäminen.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on asiakkaan ja rekisterinpitäjän välinen asiakkuussuhde.
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietojen tietolähteinä ovat asiakkaiden itsensä antamat tiedot.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisteröidyn asiakkaan tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä sellaiseen profilointiin, josta aiheutuu oikeudellisia vaikutuksia tai joka vaikuttaa vastaavalla merkittävällä tavalla.
Henkilötietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisaika tai säilyttämisajan määrittämiskriteerit
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Kirjanpitolain edellyttämiä (esim. laskutusta koskevia) tietoja säilytetään kulloinkin voimassa olevan kirjanpitolainsäädännön edellyttämä aika. Oikeudellisia asiakirjoja, jotka saattavat vaikuttaa jonkun etuun tai oikeuteen säilytetään niin kauan kuin niillä voi olla oikeudellista merkitystä, ellei asiakas asiakassuhteen päätyttyä halua niitä itselleen tai hävitettäväksi.
Asiakasrekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot säilytetään erillistietokoneilla salasanoin suojattuna ja niihin pääsy
on rajattu sellaisille työntekijöille, joille on tarve käsitellä henkilötietoja. Manuaaliset tiedot säilytetään paikassa johon pääsyä ei ole asiattomilla henkilöillä.
Rekisteröidyn asiakkaan oikeudet
rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
Oikeus peruuttaa suostumuksensa
Rekisteröidyllä asiakkaalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojensa yhtä tai useampaa käsittelyä koskien, mikäli asiakassuhde ei enää ole voimassa.
Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Käyttäjällä on lisäksi oikeus saada pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Muiden kuin asiakkaiden omien tietojen osalta tätä voi rajoittaa asiamiehen salassapitovelvollisuus.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä oikaistua ja puutteelliset henkilötiedot täydennettyä.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan häntä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos henkilötietoja ei enää tarvita
niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin tai tähän on joku muu lakiin perustuva oikeus.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos
asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä
rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden tai niiden käsittely on lainvastaista ja asiakas vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista tai jos rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja
käsittelyn tarkoituksiin, mutta asiakas tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi,
esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä asiakkaalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos hän katsoo, että hänen oikeuksiaan on EU:n tietosuoja-asetuksen valossa loukattu.